Cara membuat daftar tamu pernikahan yang tidak bikin ribut: tentukan batas jumlah orang dari kapasitas venue dan anggaran, bagi tamu ke dalam kategori prioritas, kumpulkan usulan kedua keluarga dalam satu format, lalu hapus nama yang tercatat dua kali. Di bawah ini ada cara menghitung jumlah tamu, pembagian kategori, contoh tabel yang bisa langsung dipakai, dan cara memindahkannya ke undangan digital.
Cara menentukan jumlah tamu
Jumlah tamu dibatasi oleh dua angka. Pakai yang paling kecil.
- Kapasitas venue: tanyakan kapasitas untuk format acaramu (duduk atau standing party), bukan kapasitas maksimal gedung.
- Anggaran per tamu: (dana untuk katering dan souvenir) ÷ (biaya per porsi + biaya souvenir per tamu). Rumus lengkapnya ada di cara menghitung budget nikah.
Ingat bahwa satu undangan tidak sama dengan satu orang. Undangan untuk "Bapak Andi & keluarga" bisa berarti tiga atau empat orang. Hitung dua angka terpisah: jumlah undangan (penerima) dan jumlah orang yang diundang.
Pembagian kategori tamu pernikahan
| Kategori | Siapa | Aturan praktis |
|---|---|---|
| A. Wajib | Keluarga inti dan kerabat dekat kedua pihak, sahabat terdekat, wali dan saksi | Diundang ke akad dan resepsi; diundang secara lisan dulu |
| B. Utama | Kerabat lebih jauh, teman dekat, rekan kerja satu tim, tetangga dekat, tamu orang tua yang penting | Diundang ke resepsi |
| C. Bila kapasitas cukup | Kenalan, rekan kerja lain, teman lama yang jarang berkabar | Ditambahkan terakhir, setelah A dan B pasti |
Kategori ini membuat pemangkasan lebih mudah: kalau daftar melebihi batas, pangkas dari C, lalu diskusikan B. Sepakati juga pembagian kuota antara keluarga pria, keluarga wanita, dan tamu kalian berdua sebelum mulai mengumpulkan nama.
Contoh tabel daftar tamu
Satu baris untuk satu undangan. Kolom "jumlah orang" yang membuat hitungan katering akurat.
| Nama di undangan | No. WhatsApp | Grup | Kategori | Jumlah orang | Akad/Resepsi | Diusulkan oleh |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Bapak Andi Pratama & Keluarga | 08xx | Keluarga pria | A | 4 | Keduanya | Ibu pria |
| Sinta Rahma | 08xx | Teman kuliah | B | 1 | Resepsi | Mempelai wanita |
| Tim Marketing PT Contoh | — | Kantor | C | 6 | Resepsi | Mempelai pria |
Nama dan data di atas fiktif. Grup pesan tanpa nomor pribadi, seperti tim kantor, bisa diundang lewat satu pesan grup; contoh kalimatnya ada di kata-kata undangan untuk grup WhatsApp.
Gabungkan daftar dari kedua keluarga
- Kirim format tabel yang sama ke setiap keluarga.
- Tunjuk satu orang pemegang daftar gabungan.
- Cari nama berulang, termasuk variasi panggilan dan gelar, serta keluarga yang tercatat atas nama suami di satu daftar dan nama istri di daftar lain.
- Jangan langsung menghapus nama yang mirip. Tanyakan dulu ke pengusulnya, karena dua orang berbeda bisa bernama sama.
- Tetapkan sapaan yang akan tampil di undangan: Bapak/Ibu, Om/Tante, Kak, atau nama saja.
Setelah undangan dikirim, satu daftar ini juga yang dipakai untuk memantau RSVP. Jangan biarkan muncul versi berbeda di banyak percakapan.
Pisahkan tamu akad dan tamu resepsi
Akad biasanya dihadiri keluarga inti dan tamu kategori A karena ruangannya terbatas. Tandai di kolom "Akad/Resepsi", lalu pastikan pesan undangan menyebut sesi yang benar. Untuk menyusun jam dan urutan acaranya, lihat susunan acara akad nikah dan resepsi.
Memindahkan daftar tamu ke Yumevite
Di halaman tamu Yumevite, tamu bisa ditambahkan satu per satu atau diimpor dari Excel/CSV (maksimal 500 baris per impor). Setiap tamu punya nama, nomor WhatsApp, dan grup, dan mendapat link undangan dengan namanya sendiri. Beberapa hal yang membantu merapikan daftar:
- Nama atau nomor yang tercatat dua kali diberi tanda, jadi duplikat mudah ditemukan.
- Nomor WhatsApp yang formatnya tidak valid ditandai, dan ada filter untuk tamu yang belum punya nomor.
- Ada filter untuk tamu yang belum dikirimi undangan.
- Tamu yang mengisi RSVP dari link umum ikut masuk ke daftar.
Sebelum mulai mengirim undangan
- Nama, gelar, dan sapaan sudah diperiksa oleh orang yang mengenal tamunya.
- Tidak ada penerima yang tercatat dua kali.
- Jumlah orang dan jumlah undangan dihitung terpisah.
- Tamu akad dan tamu resepsi sudah ditandai.
- Tanggal, jam, dan lokasi sudah final.
Lanjutkan ke cara mengirim undangan digital lewat WhatsApp, atau pilih desain undangan digital kalau undangannya belum dibuat.
